Общие вопросы

Документация

Что такое онлайн-касса и для чего она нужна?

До 2017 года в России были обычные кассы. Их нужно было возить в налоговую для передачи фискальных данных. В 2017 появились онлайн-кассы — они сами через интернет передают в налоговую фискальные документы — например, кассовые чеки или отчеты об открытии-закрытии кассовой смены.

Порядок использования касс прописан в 54-ФЗ. Сначала некоторые категории бизнеса могли не использовать онлайн-кассы — действовали отсрочки. Но 1 июля 2021 все отсрочки заканчиваются, и теперь по закону практически любой предприниматель обязан торговать через онлайн-кассу.

Кому нужна онлайн-касса?

Согласно закону № 54-ФЗ, использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) нового типа обязаны все организации и ИП, которые работают на территории России. Если вы работаете с физлицами — продаёте товары или предоставляете услуги — нужно обязательно использовать онлайн-кассу для учёта принятых операций.

Нужна ли онлайн-касса для интернет магазина?

Нужна - причем всем, за редким исключением. Если интернет-магазин принимает оплату напрямую в любом виде, он должен выдать чек, а значит, и использовать ККТ. Все лазейки наподобие расчета электронными деньгами (электронные средства платежа, ЭСП) или банковского перевода теперь окончательно убрали из закона.

Может ли интернет-магазин работать без онлайн-кассы?

Не должны применять онлайн-кассу только продавцы, работающие через платежные агрегаторы, например, “Почту России”. То есть те, кто не принимает оплату за товар напрямую, а действует через посредников, которые и берут деньги. А как известно, тот, кто принимает оплату, тот и выдает чек - а значит, обязан использовать ККТ.

Посредником также может выступать сторонняя курьерская служба, принимающая оплату за товар. Главное, чтобы схема работы была такая: интернет-магазин отдает заказ платежному агрегатору, который принимает деньги клиента и перечисляет их на расчетный счет продавца. Никаких прямых касаний “магазин-покупатель” не имеется. Самый распространенный случай такой модели - доставка наложенным платежом через “Почту России”.

Главное здесь - иметь действующий договор с платежным агрегатором, согласно которому обязанность выдавать кассовый чек ложится на него. Еще есть небольшая разница в чеке: в фискальном документе должно быть указано, что оплата принята платежным агентом (разъяснительное письмо Минфина РФ от 20.12.2016 № 03-01-15/76178).

Предприниматели, работающие исключительно с юридическими лицами и ИП, могут открыть интернет магазин без онлайн-кассы. Обязанность выдавать чеки касается только работы с физическими лицами.

Когда нужно выдавать бумажный чек?

Во всех случаях, когда вы имеете возможность это сделать. Согласно требованиям 54-ФЗ фискальный документ покупатель должен получить не позднее 5 минут после того, как оплатил покупку. Если клиент платит за товар при его получении, нужен бумажный чек вне зависимости от формата платежа (наличные, банковская карта или электронные деньги). Вот несколько примеров:

• выдача заказа и оплата на пункте выдачи заказов;
• доставка курьером, когда он принимает денежные средства;
• самовывоз со склада интернет-магазина.

Когда разрешается не выдавать бумажный чек?

Во всех случаях, когда напечатать и передать бумажный чек на руки не представляется возможным по техническим причинам (статья 1.2 пункт 5 Федерального Закона 54-ФЗ). Но вот в части сроков передачи кассового чека послаблений нет - его надо выдать в течение 5 минут после оплаты. Выход из положения - электронная копия чека, отправленная на электронную почту, по номеру телефона или другим каналам.

Де-факто это затрагивает любые способы онлайн-оплаты на сайте: банковской картой, электронными деньгами, безналичным банковским переводом.

На заметку: выдача бумажного чека не исключает обязанности продавца отправить клиенту его электронную копию. По просьбе покупателя “живой” документ должен быть продублирован цифровой версией. А касса, соответственно, должна иметь техническую возможность сделать это.

Каким ИП касса не нужна даже после 1 июля 2021 года?

Онлайн-кассы не нужны тем, кто продает товары и оказывает услуги другим ИП и юрлицам. Важно, чтобы деньги поступали на расчетный счет — при оплате наличными или картой касса понадобится.

Для тех, кто работает с физлицами, тоже есть исключения. В статье 2 54-ФЗ сказано, что некоторые предприниматели могут торговать без кассы бессрочно. 1 июля 2021 года для них ничего не меняется. К ним относятся:

• ИП на патенте, которые оказывают услуги по видам деятельности из особого списка. В нем, к примеру, есть пошив одежды по индивидуальному заказу, образовательные услуги, ремонт ключей. Не применять онлайн-кассу предприниматель может только в отношении указанных в перечне видов деятельности. Например, в списке есть ремонт очков, но нет продажи. Если вы ремонтируете очки, можно делать это без кассы. А если еще и продаете — кассу придется купить.
• Предприниматели, которые торгуют: на рынках с лотка, вразвал или вразнос, сезонно овощами и фруктами.
• Организации, которые работают в труднодоступных районах. В основном это отдаленные деревни и села. Список труднодоступных районов устанавливают власти региона и публикуют у себя на сайте. Например, в Московской и Ленинградской области таких районов нет. А вот в Новосибирской области таких населенных пунктов 872 на 2021 год. Список может меняться.

Все эти три исключения — достаточно редкие. Если вы не оказываете услуги на патенте, не торгуете на рынке и не открыли магазин в отдаленном селе — скорее всего, придется задуматься о кассе.

Как подключить кассу?

• Необходимо иметь аккаунт в Mandarin;
• Настроенный сервис для которого необходимо подключить чеки: рассрочка, прием платежей, выплат;
• В случае подключения агентской кассы Мандарин - направить курирующему специалисту или в Службу поддержки запрос на подключение кассы;
• В случае подключения индивидуальной кассы - зарегистрировать облачную кассу у партнера (Бифит, Атол, Диджитал касса), заключить договор с ОФД, зарегистрировать кассу в налоговой и после направить курирующему специалисту или Службе поддержки параметры вашей кассы для подключения;
• Настроить в модуле чеки или добавить в API запрос блок с фискальной информацией.

Что такое фискальный накопитель?

Фискальный накопитель — это чип внутри онлайн-кассы. Он записывает информацию о   покупках и передаёт её оператору фискальных данных. Он не встроен в кассу изначально, заказывать его нужно отдельно. Чтобы онлайн-касса работала в рамках 54-ФЗ, установить фискальный накопитель нужно обязательно.

Что будет, если торговать без кассы?

Если налоговая заметит, что ИП торгует без кассы, то в первый раз может ограничиться предупреждением. Но может и сразу выписать штраф.

КоАП предусматривает для предпринимателя штраф в размере от ¼ до ½ суммы расчетов, которые прошли мимо кассы, но не менее 10 тысяч рублей.

Если налоговая повторно обнаружит, что ИП не применяет онлайн-кассу, и сумма расчетов, не прошедшая по кассе, при этом превысит 1 млн рублей, предпринимателя ждет приостановление деятельности на срок до 90 суток.